Fatura Eletrónica – Envio de faturas em PDF com assinatura qualificada
As faturas em formato PDF vão continuar a ser aceites como faturas eletrónicas até 31 de dezembro de 2024, segundo uma proposta de alteração ao Orçamento do Estado para 2024 aprovada no Parlamento.
A partir do dia 1 de janeiro de 2025 as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes podem, mediante aceitação pelo destinatário, ser emitidos por via eletrónica. No entanto, para que a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos, seja cumprida é necessário que seja adotado um dos seguintes procedimentos:
- Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada;
- Aposição de um selo eletrónico qualificado;
- Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados.
Qualquer um dos procedimentos indicados comprova aos olhos da lei, a autenticidade da empresa que emite a fatura e a integridade do seu conteúdo. Essa assinatura é posta sobre a própria fatura em PDF, para posteriormente ser emitida eletronicamente.
De acordo com o Ofício Circulado nº 30213 de 1 de outubro de 2019, alínea 16, a referência a estes procedimentos não impede os sujeitos passivos de adotar outras tecnologias que assegurem a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das faturas.
O que distingue a assinatura do selo qualificado?
Um selo qualificado identifica uma organização, enquanto que uma assinatura qualificada identifica uma pessoa de uma determinada organização. O a norma transitória artigo 43º, alínea 10 do Decreto nº 28/2019 de 15 de fevereiro indica que a assinatura qualificada ou selo qualificado são equivalentes para este efeito.
O que é uma assinatura (selo) eletrónica qualificada?
É um certificado digital qualificado, que só pode ser emitido por uma entidade credenciada para o efeito. Esta assinatura identifica de forma inequívoca a pessoa ou empresa que é responsável pela emissão do documento. Este tipo de mecanismo, aposto no documento, garante a integridade dos dados nele contidos.
Quais as empresas abrangidas?
A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada abrange todas as empresas que optem por enviar as suas faturas em PDF por email.
Empresas não incluídas nesta obrigatoriedade
Só as empresas que utilizem o canal de faturação inserido no Acordo Tipo EDI Europeu, podem prescindir dos procedimentos enunciados no artigo nº12, do Decreto-Lei nº 28/2019 de 15 de fevereiro.
Quais os documentos que devem conter a assinatura qualificada?
A assinatura é aplicada aos documentos financeiros de venda:
- Fatura (FT);
- Fatura Simplificada (FS);
- Fatura Recibo (FR);
- Nota de Crédito (NC);
- Nota de Débito (ND).
Como obter a assinatura eletrónica qualificada?
De acordo com a legislação relativa à Fatura Eletrónica, a partir de 1 de janeiro de 2025 para o envio de Faturas em formato PDF passa a ser necessário a assinatura qualificada.
Caso exista a necessidade de certificar os documentos emitidos pelo WISEDAT, recomendamos o contacto contacto com uma das seguintes entidades autorizadas, de forma a obter uma assinatura digital qualificada.
Envie as suas Faturas em formato PDF com assinatura qualificada a partir do Wisedat
O Wisedat está integrado com a plataforma Saphety, possibilitando o envio de Faturas em PDF com assinatura qualificada de forma automática, consulte mais informações no tópico de ajuda: Enviar Faturas em formato PDF com assinatura qualificada.
Quais os benefícios da faturação enviada por via eletrónica?
A assinatura digital qualificada é utilizada como identificação da autoria de documentos eletrónicos.
Esta identificação pessoal, intransmissível e altamente encriptada.
As vantagens são, por isso, imensas para qualquer negócio.
- Agilização da relação com o cliente;
- Maior rigor dos dados;
- Maior poupança de espaço físico – Arquivo eletrónico;
- Maior segurança e confidencialidade da informação;
- Acesso facilitado à documentação;
- Adoção de práticas mais sustentáveis.
Para mais informações entre em contacto connosco!
Módulo opcional disponível a partir da edição Simple
Fonte: Despacho nº 8/2022.XXIII; Despacho nº260/2021-XXII de 27 de julho de 2021; Despacho nº351/2021-XXII de 11 de novembro de 2021; Despacho nº 49/2022-XXIII.
Nota: Última atualização a 09 de maio, de acordo com as noticias SAPO 24.