Fatura Eletrónica – Envio de faturas em PDF com assinatura qualificada

As faturas em formato PDF vão continuar a ser aceites como faturas eletrónicas até 31 de dezembro de 2024, segundo uma proposta de alteração ao Orçamento do Estado para 2024 aprovada no Parlamento.

A partir do dia 1 de janeiro de 2025 as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes podem, mediante aceitação pelo destinatário, ser emitidos por via eletrónica. No entanto, para que a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos, seja cumprida é necessário que seja adotado um dos seguintes procedimentos:

  • Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada;
  • Aposição de um selo eletrónico qualificado;
  • Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados.

Qualquer um dos procedimentos indicados comprova aos olhos da lei, a autenticidade da empresa que emite a fatura e a integridade do seu conteúdo. Essa assinatura é posta sobre a própria fatura em PDF, para posteriormente ser emitida eletronicamente.

De acordo com o Ofício Circulado nº 30213 de 1 de outubro de 2019, alínea 16, a referência a estes procedimentos não impede os sujeitos passivos de adotar outras tecnologias que assegurem a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das faturas.

O que distingue a assinatura do selo qualificado?

Um selo qualificado identifica uma organização, enquanto que uma assinatura qualificada identifica uma pessoa de uma determinada organização. O a norma transitória artigo 43º, alínea 10 do Decreto nº 28/2019 de 15 de fevereiro indica que a assinatura qualificada ou selo qualificado são equivalentes para este efeito.

O que é uma assinatura (selo) eletrónica qualificada?

É um certificado digital qualificado, que só pode ser emitido por uma entidade credenciada para o efeito. Esta assinatura identifica de forma inequívoca a pessoa ou empresa que é responsável pela emissão do documento. Este tipo de mecanismo, aposto no documento, garante a integridade dos dados nele contidos.

Quais as empresas abrangidas?

A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada abrange todas as empresas  que optem por enviar as suas faturas em PDF por email.

Empresas não incluídas nesta obrigatoriedade

Só as empresas que utilizem o canal de faturação inserido no Acordo Tipo EDI Europeu, podem prescindir dos procedimentos enunciados no artigo nº12, do Decreto-Lei nº 28/2019 de 15 de fevereiro.

Quais os documentos que devem conter a assinatura qualificada?

A assinatura é aplicada aos documentos financeiros de venda:

  • Fatura (FT);
  • Fatura Simplificada (FS);
  • Fatura Recibo (FR);
  • Nota de Crédito (NC);
  • Nota de Débito (ND).

Como obter a assinatura eletrónica qualificada?

De acordo com a legislação relativa à Fatura Eletrónica, a partir de 1 de janeiro de 2025 para o envio de Faturas em formato PDF passa a ser necessário a assinatura qualificada.

Caso exista a necessidade de certificar os documentos emitidos pelo WISEDAT, recomendamos o contacto contacto com uma das seguintes entidades autorizadas, de forma a obter uma assinatura digital qualificada.

Destacamos as seguintes as seguintes entidades:

Poderá continuar a enviar as faturas e documentos equivalentes em formato PDF através do WISEDAT, tendo em conta que as mesmas não serão enviadas para arquivo eletrónico. Sendo assim, o destinatário deverá imprimir as faturas após a sua receção.

Quais os benefícios da faturação enviada por via eletrónica?

A assinatura digital qualificada é utilizada como identificação da autoria de documentos eletrónicos.

Esta identificação pessoal, intransmissível e altamente encriptada.

As vantagens são, por isso, imensas para qualquer negócio.

  • Agilização da relação com o cliente;
  • Maior rigor dos dados;
  • Maior poupança de espaço físico – Arquivo eletrónico;
  • Maior segurança e confidencialidade da informação;
  • Acesso facilitado à documentação;
  • Adoção de práticas mais sustentáveis.

Consulte mais informações neste artigo do BLOG: Fatura Eletrónica

Para mais informações entre em contacto connosco!

Fonte: Despacho nº 8/2022.XXIII; Despacho nº260/2021-XXII de 27 de julho de 2021; Despacho nº351/2021-XXII de 11 de novembro de 2021; Despacho nº 49/2022-XXIII.

Nota: Última atualização a 29 de dezembro de 2023, de acordo com as noticias SAPO 24.

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