Fiquei sem base de dados, o que devo fazer?
Cópias de segurança automáticas
Existem diversos cenários em que se pode perder o acesso à base de dados, como avarias no disco do computador, furtos, base de dados corrompida, entre outras situações imprevistas.
Para prevenir estes riscos, é fundamental realizar cópias de segurança regulares da base de dados. Essas cópias devem ser armazenadas em dispositivos externos, como pens USB ou discos externos, ou em soluções de cloud, como o OneDrive, Google Drive ou Dropbox.
O Wisedat permite a criação de cópias de segurança automáticas, com uma periodicidade definida por si e guardadas na pasta que indicar.
Para mais informações, consulte o tópico de ajuda: Como criar cópias de segurança automáticas?.
Enquadramento legal
Reforçamos que existe a obrigação de os sujeitos passivos possuírem cópias de segurança dos documentos previstos nos números 1 e 2 do artigos 27º do Decreto-Lei nº 28/2019, de 15 de fevereiro:
1 – Os sujeitos passivos são obrigados a possuir cópias de segurança dos suportes eletrónicos.
2 – Os originais e as cópias de segurança devem ser armazenados em locais distintos e em condições de conservação e segurança necessárias a garantir a impossibilidade de perda dos arquivos.
Sublinha-se ainda que, para além de ser obrigatório que o sujeito passivo disponha de cópias de segurança dos seus arquivos, estas devem, necessariamente, ser armazenadas em local distinto daquele onde se encontra o arquivo original. Esse local poderá ser, por exemplo, o gabinete do seu contabilista certificado ou outro espaço seguro, onde a informação não esteja exposta a riscos de perda ou comprometimento e ao qual o sujeito passivo possa aceder de forma rápida e eficaz.
O que deve fazer quando perde a base de dados?
Verificar a eventual existência de suporte documental (pastas físicas de faturação), que lhe permitam apurar os valores em falta.
Existindo o suporte documental, existe a possibilidade de recuperação de dados por inserção manual dos duplicados das faturas. Para o efeito, comunique a série dos documentos de recuperação, de forma a integrar os documentos duplicados, da série (X) e posteriormente introduza as Faturas. Para mais informações consulte o tópico de ajuda: Séries documentais e ATCUD.
Contudo, no que diz respeito à comunicação do ficheiro SAF-T (PT) resultante deste processo de recuperação, a posição da Autoridade Tributária não é totalmente clara. Assim, recomenda-se que entre em contacto através do e-balcão, solicitando esclarecimentos adicionais para confirmar se, em caso de recuperação de dados de faturação, é permitida a comunicação do ficheiro SAF-T (PT) gerado.
Importa ainda referir que, caso os duplicados já se encontrem na contabilidade, não existe a obrigação de reenviar os documentos aos clientes, uma vez que este processo visa apenas a recuperação da informação do ponto de vista da gestão comercial.
Enquadramento legal para as cópias de segurança
Relativamente às Séries de recuperação transcrevemos o disposto nos pontos 2.5.1. a 2.5.3. do Despacho n.º 8 632/2014, de 3 de julho:
2.5 – Integração de documentos através de duplicados que não integram a cópia de segurança (backup), quando houver necessidade de reposição de dados por inoperacionalidade do sistema:
2.5.1 – Quando ocorrer uma situação de erro ou anomalia do programa, devem ser encerradas as séries em utilização e criadas novas, para prosseguir com a emissão de documentos, após a reposição da última cópia de segurança efetuada.
2.5.2 – A integração de documentos emitidos que não constam da cópia de segurança reposta, deve realizar-se no programa certificado, através dos duplicados desses documentos, em série específica anual e com numeração sequencial própria, iniciada no n.º 1.
2.5.3 – Para este efeito, será processado um novo documento do mesmo tipo do duplicado que recolha todos os elementos desse documento emitido, com observância dos requisitos definidos nos artigos 6.º e 7.º da Portaria n.º 363/2010.
Nota: Por prudência, poderá informar o E-fatura do ocorrido, pois é interrompida a comunicação da faturação através do SAF-T (PT) inicialmente gerado.
A inexistência ou insuficiência de elementos contabilísticos, quando impeçam a comprovação e quantificação direta da matéria tributável, constituem uma das situações que podem originar a aplicação de métodos indiretos na determinação dos valores a tributar e do imposto devido, nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 88.º da Lei Geral Tributária.
Ainda assim, recomenda-se que exponha a sua situação à Autoridade Tributária através do e-Balcão, preferencialmente anexando o relatório da entidade responsável pela avaliação do sistema informático.
FAQ da Autoridade Tributária
4949 – Perdi a informação relativa à minha faturação. O que poderei fazer?
Os sujeitos passivos de IVA estão obrigados à conservação dos livros, registos e documentos de suporte, nos termos do artigo 52.º do CIVA. Caso disponha dos duplicados em suporte de papel e utilize um programa certificado, poderá proceder à recuperação dos documentos para o programa informático, seguindo-se as instruções previstas no ponto 2.5 do Despacho n.º 8632/2014 de 3 de julho, podendo depois ser exportado o ficheiro com os dados a comunicar.
Nos termos do art.º 27.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, os sujeitos passivos são obrigados a possuir cópias de segurança dos suportes eletrónicos, devendo os originais e as cópias de segurança serem armazenados em locais distintos e em condições de conservação e segurança necessárias a garantir a impossibilidade de perda dos arquivos.
É assim aconselhável implementar uma política de cópias de segurança de periodicidade obrigatória de forma a minimizar o volume de dados a recuperar e/ou a manutenção de duas ou mais base de dados em paralelo de forma que quando uma se corrompa a(s) outra(s) assegure(m) a continuidade da faturação.
Consulte esta FAQ no Portal da AT.