Knowledge Base

Em que consiste uma Série de documentos?

Uma série é uma designação que identifica conjunto de documentos e não pode ser repetida (cada série é única). Depois de criada cada documento é emitido com uma numeração e data de emissão sequenciais. Exemplo: Ao criar uma série de faturação “Série A”, a primeira fatura emitida será “Série A/1” (O número “1” corresponde à primeira fatura desta Série).

Pode usar a mesma Série durante o tempo que entender, mas para efeitos de organização administrativa, convém criar uma série por ano.

Quando uma empresa tem vários ramos de negócio (diferentes C.A.E) ou estabelecimentos, pode usar diferentes séries, de modo a facilitar os processos de emissão e arquivo da respetiva faturação, não há limites à quantidade de séries que uma empresa pode usar.

Comunicação de Séries no WISEDAT Comercial

A partir do dia 1 de janeiro de 2023 passa a ser obrigatório a comunicação de séries e o ATCUD.

Para a emissão do ATCUD em faturas e documentos fiscalmente relevantes é necessário comunicar as séries documentais. São necessárias as seguintes ações para comunicar as séries:

1. Atualizar o software WISEDAT;
2. Em Wisedat Comercial, aceda a Sistema | Preferências | Autoridade Tributária;
3. Defina as Credenciais de subutilizador e senha da Autoridade Tributária para comunicar as séries por webservice;

Criar nova Série

No navegador lateral aceder a Tabelas | Séries | Novo.

1. Definir um nome para a nova série e escolha a data de início e a data de fim;
2. Selecionar a opção Série Ativa e Série por Omissão (caso pretenda que a série em questão seja atribuída de forma automática);
3. Gravar e sair para guardar as alterações.

Comunicar a série

Para comunicar as séries documentais automaticamente (todos os tipos de documentos fiscalmente relevantes) clique em Comunicar.

Quando a série documental é comunicada com sucesso, será atribuída um código de validação (linha verde).

NOTA: Pode escolher quais os tipos de séries documentais que pretende comunicar, bastando ativar ou desativar a série para o documento em cada linha.

• Como comunicar série documental individualmente?

  Pode comunicar a série documental à medida que emite documentos. Aquando da emissão do documento, caso a série documental não tenha sido comunicada, é questionado se pretende comunicar a série.

  A partir desta janela poderá:

  • Comunicar Série;
  • Editar Série;
  • Nova Série;
  • Editar documento.

  

  Em alternativa, selecione os documentos pretendidos na tabela da Série, clique no botão AT de cada um dos documentos e selecione a opção Comunicar série documental.

  

  Após a comunicação ser efetuada, o tipo de documento surge a verde e com um código na respetiva coluna.

• Como comunicar uma Série em utilização?
  Pode comunicar uma série em utilização. Para tal, aceda à lista das Séries, edite a série pretendida e clique em Comunicar.

  

  Em alternativa, poderá comunicar documento a documento clicando no botão AT.

  

• Como anular e finalizar uma série documental?

  A anulação e a finalização têm finalidades diferentes.

  A anulação deve ser efetuada quando ainda não foram emitidos documentos naquela série.

  No documento em questão, clique no botão AT e selecione a opção: Anular comunicação. Após anulado o tipo de documento irá surgir a vermelho.

  É possível finalizar a série quando já foram emitidos documentos, para esse efeito selecione a opção: Finalizar série documental.

  Após finalizar a série documental o tipo de documento surgirá a amarelo.

  Ambas as operações são irreversíveis, após finalizar ou anular não é possível voltar a utilizar a série para aquele tipo de documento.

• Comunicar séries documentais via Portal da AT (manualmente)

  Para utilizadores do Wisedat Comercial Free ou que não tenham acesso frequente à internet, é necessário comunicar as séries diretamente no Portal da AT previamente, para mais informações por favor consulte: Registo e Comunicação de Séries no Portal da AT.

• Erros mais comuns na comunicação de Séries documentais

  Consulte os erros que poderão surgir aquando da comunicação: Erros mais comuns na comunicação de Séries documentais.

Como criar uma série própria por tipo de documento repetido?

Não podem existir tipos de documentos repetidos na mesma série! Neste cenário deverá criar uma série documental própria para esse tipo de documento repetido.

Por exemplo, caso utilize mais do que um tipo de Fatura (FT), como FA2, FA3, etc. ou Nota de Crédito (NC), como NC2, NC3, etc., deverá criar uma série própria para cada tipo de documento repetido.

Na tabela Séries selecione o tipo de documento repetido, clique com o botão direito do rato e escolha a opção Criar série própria para documento.

E confirme.

A Série será criada de forma automática, clique com o botão direito do rato, selecione a opção Editar e posteriormente comunique-a.

Como atribuir Série por tipo de documento?

Aceda a Outras Tabelas | Tipos de documentos (…), abra o documento e no separador Séries ative/desative a(s) série(s) para o tipo de documento.

Cenários onde devo/posso criar séries específicas

• Faturas ou Guias de Consignação

  Para começar a emitir documentos relativos a Mercadorias à Consignação, deve criar uma série própria para o efeito.

  No navegador lateral aceda Tabelas | Séries |Novo, preencha os campos e selecione a opção Série usada para entregas de mercadorias à consignação, por fim selecione a opção Série Ativa. Saiba mais em Mercadorias à Consignação.

• Diferentes C.A.E

  Ao criar diversos C.A.E deve criar uma série de documentos para cada um dos C.A.E, no navegador lateral aceda Tabelas | Séries | Novo, na cabeçalho da janela atribua o C.A.E definido anteriormente e crie a série. Consulte mais informações em C.A.E

• Retenção na fonte

  Crie uma série específica para serviços sujeitos a Retenção na Fonte, no navegador lateral aceda Tabelas | Séries | Novo. Saiba mais Retenção na Fonte.

• Acordos de Autofaturação

  Aceda ao navegador lateral Tabelas | Séries | Novo, selecione a opção de Autofaturação e indique o fornecedor com o qual estabeleceu o acordo de auto facturação a ser utilizado nesta série. Saiba mais Autofaturação.

• Regime IVA de Caixa

  Em virtude de as faturas e recibos terem de ser emitidos numa série específica é necessário que a crie. Aceda a Tabelas | Séries atribua uma designação, clique em Série Ativa e valide a opção Série Regime IVA de Caixa. Consulte mais informações em Regime IVA de Caixa.

• Tax Free

  Aceda a Tabelas | Séries atribua uma designação, clique em Série Ativa e valide a opção, Série Tax Free. Saiba mais Wisedat e-Tax Free.

• Integração de documentos danificados na base de dados

  Aceda a Tabelas | Séries atribua uma designação, clique em Série Ativa e valide a opção: Integra documentos duplicados, da série: (…).

  Emitir documento na nova série

  Ao emitir um documento na série de documentos danificados deverá ter em conta vários aspetos.

  1. O tipo de documento utilizado na série de origem, tem que corresponder ao mesmo tipo de documento introduzido no programa de faturação. Por exemplo, se na série de origem emiti o documento Fatura, na aplicação também terá que introduzir o tipo de documento FA – Fatura;
  2. Insira a data de registo do documento original;
  3. Indique o número de documento original.

  

  Fonte: Autoridade Tributária

• Integração de documentos manuais

  Aceda a Tabelas | Séries atribua uma designação, clique em Série Ativa e valide a opção: Integra documentos processados manualmente, da série: (…).

  Nota: A integração de faturas ou outros documentos fiscalmente relevantes processados manualmente, deve realizar-se no programa informático em série específica, de periodicidade anual ou superior e com numeração sequencial própria. Assim, deve comunicar esta série, indicando que se trata de uma série de recuperação.

  Emitir documento na nova série

  Ao emitir um documento na série manual deverá ter em conta vários aspetos.

  1. O tipo de documento utilizado na série manual, tem que corresponder ao mesmo tipo de documento introduzido no programa de faturação. Por exemplo, se na série manual emiti o documento Fatura, na aplicação também terá que introduzir o tipo de documento FA – Fatura.
  2. Insira a data de registo do documento manual;
  3. Indique o número de documento da série manual.

  

  Fonte: Autoridade Tributária

Questões frequentes

• O que é o código único de documento - ATCUD?

  O código único de documento (ATCUD) é um código que permite identificar univocamente um documento, independentemente do seu emitente, do tipo de documento e da série utilizada. O ATCUD, conforme definido no art.º 3º da Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto, resulta da concatenação do código de validação atribuído à série com o n.º sequencial do documento dentro dessa série.

• Como se processa a comunicação de séries documentais?

  Cada emitente deverá comunicar, por cada tipo de documento e meio de processamento, as séries que pretende utilizar, de modo a obter um código de validação com o qual irá ser composto o respetivo ATCUD.

  Por exemplo, se comunicar uma série para utilizar num programa de faturação na emissão de Faturas Simplificadas irá receber um código de validação. Caso pretenda utilizar uma série para a emissão de Notas de Crédito, terá que efetuar a comunicação desta série para este tipo de documento, ao qual será atribuído um código de validação da série distinto.

• Quais os documentais em que deve constar o código único de documento (ATCUD)? Também é obrigatório para os recibos e para notas de encomenda?

  O Decreto-Lei n.º 28/2019 determina que o código único de documento (ATCUD) deve constar nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes. Igualmente define que são documentos fiscalmente relevantes, os documentos de transporte, recibos e quaisquer outros documentos emitidos, independentemente da sua designação, que sejam suscetíveis, nomeadamente, de apresentação ao cliente que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços, nos quais se incluem as notas de encomenda. Desta forma, não está excluído nenhum tipo de documento, devendo ser comunicadas todas as séries documentais por tipo de documento fiscalmente relevante em uso.

• Em dezembro de 2021 irei comunicar uma série que pretendo manter em utilização. Como devo preencher a data prevista de início de utilização da série?

  Na comunicação de séries em utilização, a data prevista de início da utilização da série deve ser a data da comunicação. Deve comunicar o identificador da série do documento e o tipo de documento relativamente à série que pretende manter em utilização, indicando o último número já utilizado no momento da comunicação, em vez do início da numeração sequencial a utilizar na série.

• Um sujeito passivo com volume de negócios anula inferior a (euro) 50 000, no regime simplificado, e como tal, podendo faturar com recurso a outro meio eletrónico, nomeadamente máquina registadora, está obrigado a inserir o ATCUD e o código QR nos documentos que emite?

  As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos por qualquer meio de processamento como, por exemplo, as máquinas registadoras, têm de exibir o código único de documento (ATCUD), devendo ser inserido pelo respetivo programa ou equipamento, independentemente do volume de negócios ou regime de tributação do emitente. O código QR apenas é exigível a documentos emitidos por programas informáticos de faturação certificados.

• Quando devo comunicar uma série para obter o código de validação? Quanto tempo demora a obter o código por parte da AT?

  A série deve ser comunicada para obtenção do respetivo código de validação antes do início de utilização da série. A AT disponibilizará o código de validação da série logo após a comunicação da respetiva série. Independentemente do meio de processamento utilizado, o código de validação tem de ser associado à respetiva série antes da emissão de documentos.

• Como identifico a série a ser usada atualmente para a emissão de documentos de forma a proceder à sua comunicação à AT para obter o seu código de validação?

  A identificação única do documento tem de constar obrigatoriamente nos documentos emitidos. Nos programas de faturação, esta identificação é composta sequencialmente pelos seguintes elementos: o código interno do tipo de documento, um espaço, o identificador da série do documento, uma barra (/) e o número sequencial desse documento dentro dessa série. Por exemplo, em “FT SERIE/000001”, a série corresponde ao conjunto de carateres “SERIE”. No caso de documentos pré-impressos em tipografia autorizada, a série corresponde ao conjunto de carateres sem espaços imediatamente antes da barra (/).

• Quais são os caracteres aceites na construção de uma série documental?

  O identificador da série do documento não pode conter mais de 35 carateres, onde não podem constar carateres que violem o esquema de validação associado ao SAF-T (PT) ou possam ser interpretados como operadores de XML. Os carateres que compõem o identificador da série devem ser identicamente representáveis tanto na codificação UTF-8 como em Windows-1252, para garantir a interoperabilidade de sistemas e evitar problemas de conversão. Neste sentido, são aceites os carateres:

  [A-Z] – Letras maiúsculas (não inclui carateres acentuados nem o “Ç”);

  [a-z] – Letras minúsculas (não inclui carateres acentuados nem o “ç”);

  [0-9] – Números de 0 a 9;

  [._-] – Ponto, sublinhado e traço (referidos a seguir como separadores).

  Acrescenta-se ainda, que não é possível utilizar:

  – um separador no início e/ou no fim;

  – dois ou mais separadores consecutivos.

• É possível obter códigos de validação de série para um mesmo tipo de documento?

  Desde que o identificador da série documental seja distinto, é possível obter, por motivos comerciais, vários códigos de validação de série para o mesmo tipo de documento.

• O código de validação a atribuir à série pode ser um por cada identificador de série para os diferentes tipo de documento?

  Não. O código de validação a atribuir à serie é específico para cada conjunto composto pelo identificador de série e pelo tipo de documento.

  Por exemplo se for utilizado identificador de série “ABCD” nas Faturas e Notas de Crédito, terão que ser solicitados dois códigos de validação distintos, de modo a gerar sempre códigos únicos de documento (ATCUD) distintos.

• É possível obter vários códigos de validação de série para o mesmo tipo de documento?

  Desde que o identificador da série documental seja distinto, é possível obter, por motivos comerciais, vários códigos de validação de série para o mesmo tipo de documento.

• Obtive os códigos de validação das séries através do Portal das Finanças, o que tenho de fazer agora?

  O código de validação da série, para o tipo de documento a que diz respeito, deve ser associado à respetiva série, num campo próprio de configuração da série no programa ou outro meio eletrónico. O meio de processamento utilizado só pode permitir processar documentos numa série após a associação do respetivo código de validação.

• Em dezembro de 2021 irei comunicar uma série que pretendo manter em utilização. Como devo preencher a data prevista de início de utilização da série?

  Na comunicação de séries em utilização, a data prevista de início da utilização da série deve ser a data da comunicação. Deve comunicar o identificador da série do documento e o tipo de documento relativamente à série que pretende manter em utilização, indicando o último número já utilizado no momento da comunicação, em vez do início da numeração sequencial a utilizar na série.

• Quais as implicações se indicar uma data prevista de utilização da série e emitir o primeiro documento antes dessa data?

  A data prevista de utilização da série é apenas indicativa de que a série ainda não está em uso. Caso sejam emitidos documentos usando o código de validação da série com data de emissão inferior à data prevista de utilização da série, não é necessário comunicar à AT qualquer atualização da data de início.

• Por motivos comerciais, posso usar séries plurianuais. Tenho de as comunicar todos os anos?

  A comunicação de um identificador da série por tipo de documento só pode ser efetuada uma vez. Assim, uma série e respetivo código de validação pode ser utilizada durante mais do que um ano, desde que seja mantida a respetiva numeração sequencial ao longo da sua utilização.

• Quero utilizar a mesma série no próximo ano, posso reiniciar a numeração, mantendo o mesmo código de validação de série?

  Não é possível reiniciar a numeração sequencial de uma série já utilizada. Acresce que os programas informáticos, ou outro meio eletrónico, devem impedir a reinicialização da numeração sequencial de uma série com código de validação da série já atribuído.

  A mesma série e respetivo código de validação só pode ser utilizada em mais do que um ano (plurianual) desde que seja garantida a numeração sequencial ao longo dos vários anos, sem ser reiniciada.

  Caso pretenda reiniciar a numeração anualmente, terão de ser utilizadas séries distintas, por exemplo referenciando o ano na série (por exemplo A2021; A2022; A2023…)

• Caso uma determinada série, que tenha sido comunicada e obtido o respetivo código de validação, seja descontinuada quer seja por erro quer por opção do utilizador, sendo essa série substituída por outro, é necessário solicitar um novo código de validação para a nova série ou poderá ser utilizado o código da série descontinuada?

  Um código de validação de série não poderá ser reutilizado, não é possível criar uma nova série com um identificador anteriormente já utilizado no mesmo tipo de documento, nem reiniciar a sua numeração.

  Assim, sempre que for criada uma série documental terá que ser comunicada e obtido um novo código de validação de série que não poderá ser reutilizado para outra série ou tipo de documento.

• Os códigos de validação da série têm prazo de validade? Podem ocorrer situações em que a data prevista para a utilização da referida série venha a ser adiada?

  Os códigos de validação da série não têm prazo de validade, embora esteja prevista a possibilidade de os sujeitos passivos comunicarem o fim da utilização da série, de forma a facilitar a gestão das séries em utilização. A data prevista de utilização da série é de caracter informativo, tratando-se apenas de uma previsão.

• Sou obrigado a comunicar a finalização da série?

  A comunicação de finalização de uma série não constitui uma obrigação. Trata-se de uma funcionalidade disponibilizada no sentido de apoiar os sujeitos passivos, na visualização e gestão das séries em uso e das finalizadas. Permite ainda adequar a apresentação da informação no Portal das Finanças, nomeadamente para maior usabilidade. Constitui igualmente um controlo adicional de segurança no caso de utilização indevida, inclusive por terceiros, de um código de validação de série que já não está em uso.

• Para a finalização da uma série é solicitado o último número de sequência do documento usado? Qual é o número pretendido?

  Na comunicação da finalização da série é solicitado o número do último documento efetivamente emitido, e não uma previsão de qual será esse número no momento da finalização. Neste sentido, não devem ser emitidos documentos de uma série após comunicar a sua finalização.

• Em que momento deve ser aposto o código único do documento (ATCUD) nos documentos?

  Nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes deve constar um código único de documento (ATCUD) aposto, no momento da emissão do documento, pelo programa informático ou outro meio eletrónico, nomeadamente máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas. Em documentos pré-impressos em tipografia autorizada, deve estar impresso pela tipografia autorizada.

• O documento tem mais de uma página, onde deve ser mencionado o código ínicio de documento (ATCUD)?

  Nas faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, o código único de documento (ATCUD) deve constar em todas as páginas dentro dos limites de impressão de cada uma.

  Sem prejuízo do supracitado, quando o documento for emitido em programa informático certificado, o ATCUD da página em que constar o código QR deve posicionar-se imediatamente acima deste.

• O que acontece a uma fatura que tenha sido indevidamente aposto o código único de documento (ATCUD)? Implica a anulação de fatura e emissão de nova fatura ou pode-se reimprimir como ATCUD correto?

  Com a obrigatoriedade do código único de documento (ATCUD) constar nas faturas, os meios de processamento deverão dispor de mecanismos que impeçam que um documento seja gerado sem o respetivo código de validação de série, de modo a permitir gerar um ATCUD válido.

  Caso por uma anomalia no funcionamento tal se verifique, não é possível que seja alterada qualquer informação fiscalmente relevante. A impressão de uma 2.ª via de um documento deve preservar o seu conteúdo original. Desta forma, o documento pode ser anulado desde que não haja sido entregue o original do documento ao destinatário antes da anulação.

  Em alternativa pode ser emitido documento retificativo de fatura e emitida nova fatura.

• Emiti um documentos com o código de validação da série que não correspondia ao tipo de documento para qual foi solicitado, o que tenho de fazer agora?

  O código de validação da série não pode ser editado ou removido da configuração de uma série, após ser emitido um documento com esse código. Em caso de utilização incorreta do código de validação da série, deve encerrar a série e pode comunicar a finalização da série através do Portal das Finanças ou do webservice disponibilizado.

• O programa informático que utilizo permite a integração de documentos processados manualmente em impressos emitidos em tipografias autorizadas, nos casos de inoperacionalidade de comunicar as séries documentais para recolha destes documentos?

  Sim. A integração de faturas ou outros documentos fiscalmente relevantes processados manualmente, deve realizar-se no programa informático em série específica, de periodicidade anual ou superior e com numeração sequencial própria. Assim, deve comunicar esta série, indicando que se trata de uma série de recuperação.

• O programa informático que uso permite a integração de documentos através de duplicados que não integram a cópia de segurança (backup). Existe obrigatoriedade de comunicar as séries documentais para a recolha dos documentos integrados?

  Sim. A integração de faturas ou outros documentos fiscalmente relevantes, através de duplicados que não integram a cópia de segurança, deve realizar-se no programa informático em série específica anual e com numeração sequencial própria. Assim, deve comunicar esta série, indicando que se trata de uma série de recuperação.

• Exibo as faturas bem como os pedidos os clientes efetuam e que lhes estiveram na origem num suporte digital (tablet). O código único de documento (ATCUD) e o código QR também deverão ser exibidos aquando da disponibilização do documento no tablet ou apenas se o cliente solicitar a sua impressão?

  O código único de documento (ATCUD) e o código QR têm que estar visíveis e ser garantida a sua perfeita legibilidade, independentemente do suporte utilizado para exibição ao respetivo destinatário.

• A portaria nº195/202 refere que o código de validação da série a atribuir pela AT é composto por uma cadeia de caracteres, com um comprimento mínimo de 8 caracteres. Existe um comprimento máximo definido? Existe um formato definido por este código?

  Não existe um tamanho máximo para o código de validação de série. Enquanto não se esgotarem todas as combinações possíveis dos carateres que compõem a cadeia de carateres, não é expectável que se ultrapasse esse comprimento. Desta forma, mesmo que haja a necessidade de incrementar o seu tamanho com a introdução de mais um carater, uma cadeia de 9 ou 10 carateres introduz um valor significativo de novas combinações possíveis.

  Alerta-se que este comprimento se refere apenas ao código de validação da série e não ao comprimento total do código único de documento (ATCUD), que terá um hífen acrescido da sequência numérica, de acordo com o formato estabelecido no artigo 3.º da referida Portaria n.º 195/2020.

  Relativamente ao formato, o código é alfanumérico, com consoantes maiúsculas e algarismos (excluindo o zero “0” e um “1”). É desejável que os meios de processamento implementem validações que previnam erros de digitação na inserção manual do código na configuração das séries, nas situações em que o código seja obtido manualmente no Portal das Finanças.

• Contratei um terceiro que elabora a faturação em meu nome e por minha conta. Quem tem de comunicar a série à AT para obter o respetivo código de validação?

  Recai sobre o sujeito passivo a obrigação de comunicação das séries documentais a utilizar por cada tipo de documento. O sujeito passivo deve informar o prestador de serviços, responsável pela elaboração das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, quais as séries e respetivos códigos de validação a ser utilizados.

  Esta comunicação poderá igualmente ser efetuada via webservice com recurso a um sub-utilizador do sujeito passivo, com permissão para comunicação de séries e obtenção de código de validação.

• Os documentos podem incluir o ATCUD antes de 01/01/2023?

  Sim, os documentos podem incluir o ATCUD antes de 01/01/2023. Podem ser comunicadas as séries em utilização em 2022 e obtidos os respetivos códigos de validação de modo a passar a incluir o respetivo ATCUD nos documentos, bem como, comunicar em 2022 as séries que pretendem utilizar em 2023, de forma aos sistemas estarem preparados para a emissão de documentos no dia 01 de janeiro de 2023.

• O ATCUD é obrigatoriamente precedido da expressão ATCUD? O número sequencial do documento inclui o identificador da série?

  O ATCUD é composto pelo código de validação da série, um hífen (-) e sequência de caracteres numéricos. No entanto, na sua impressão, é exibido no formato ATCUD:CodigodeValidação-NumeroSequencial.

• Como posso comunicar as séries de documentos e obter o respetivo código de validação a incluir no ATCUD?

  A AT disponibiliza dois mecanismos distintos para a comunicação das séries e obtenção do respetivo código de validação, de forma manual via Portal das Finanças ou de forma aplicacional com a utilização de webservice.