Séries documentais e ATCUD

Em que consiste uma Série de documentos?

Uma série é uma designação que identifica conjunto de documentos e não pode ser repetida (cada série é única). Depois de criada cada documento é emitido com uma numeração e data de emissão sequenciais. Exemplo: Ao criar uma série de faturação “Série A”, a primeira fatura emitida será “Série A/1” (O número “1” corresponde à primeira fatura desta Série).

Pode usar a mesma Série durante o tempo que entender, mas para efeitos de organização administrativa, convém criar uma série por ano.

Quando uma empresa tem vários ramos de negócio (diferentes C.A.E) ou estabelecimentos, pode usar diferentes séries, de modo a facilitar os processos de emissão e arquivo da respetiva faturação, não há limites à quantidade de séries que uma empresa pode usar.

Comunicação de Séries no WISEDAT Comercial

A partir do dia 1 de janeiro de 2023 passa a ser obrigatório a comunicação de séries e o ATCUD.

Para a emissão do ATCUD em faturas e documentos fiscalmente relevantes é necessário comunicar as séries documentais. São necessárias as seguintes ações para comunicar as séries:

  1. Atualizar o software WISEDAT;
  2. Em Wisedat Comercial, aceda a Sistema | Preferências | Autoridade Tributária;
  3. Defina as Credenciais de subutilizador e senha da Autoridade Tributária para comunicar as séries por webservice;

 

Para os utilizadores que já têm definidas as credenciais para a comunicação dos documentos de transporte por webservice, poderão editar as permissões do subutilizador no portal AT, validando a opção: WSE – Comunicação e Gestão de séries por Webservice.

 

Criar nova Série

No navegador lateral aceder a Tabelas | Séries | Novo.

  1. Definir um nome para a nova série e escolha a data de início e a data de fim;
  2. Selecionar a opção Série Ativa e Série por Omissão (caso pretenda que a série em questão seja atribuída de forma automática);
  3. Gravar e sair para guardar as alterações.

Comunicar a série

Para comunicar as séries documentais automaticamente (todos os tipos de documentos fiscalmente relevantes) clique em Comunicar.

Quando a série documental é comunicada com sucesso, será atribuída um código de validação (linha verde).

NOTA: Pode escolher quais os tipos de séries documentais que pretende comunicar, bastando ativar ou desativar a série para o documento em cada linha.

  • Como comunicar série documental individualmente?

    Pode comunicar a série documental à medida que emite documentos. Aquando da emissão do documento, caso a série documental não tenha sido comunicada, é questionado se pretende comunicar a série.

    A partir desta janela poderá:

    • Comunicar Série;
    • Editar Série;
    • Nova Série;
    • Editar documento.

    Em alternativa, selecione os documentos pretendidos na tabela da Série, clique no botão AT de cada um dos documentos e selecione a opção Comunicar série documental.

    Após a comunicação ser efetuada, o tipo de documento surge a verde e com um código na respetiva coluna.

  • Como comunicar uma Série em utilização?
    Pode comunicar uma série em utilização. Para tal, aceda à lista das Séries, edite a série pretendida e clique em Comunicar.

    Em alternativa, poderá comunicar documento a documento clicando no botão AT.

  • Como anular e finalizar uma série documental?

    A anulação e a finalização têm finalidades diferentes.

    A anulação deve ser efetuada quando ainda não foram emitidos documentos naquela série.

    No documento em questão, clique no botão AT e selecione a opção: Anular comunicação. Após anulado o tipo de documento irá surgir a vermelho.

    É possível finalizar a série quando já foram emitidos documentos, para esse efeito selecione a opção: Finalizar série documental.

    Após finalizar a série documental o tipo de documento surgirá a amarelo.

    Ambas as operações são irreversíveis, após finalizar ou anular não é possível voltar a utilizar a série para aquele tipo de documento.

  • Comunicar séries documentais via Portal da AT (manualmente)

    Para utilizadores do Wisedat Comercial Free ou que não tenham acesso frequente à internet, é necessário comunicar as séries diretamente no Portal da AT previamente, para mais informações por favor consulte: Registo e Comunicação de Séries no Portal da AT.

  • Erros mais comuns na comunicação de Séries documentais

    Consulte os erros que poderão surgir aquando da comunicação: Erros mais comuns na comunicação de Séries documentais.

Como criar uma série própria por tipo de documento repetido?

Não podem existir tipos de documentos repetidos na mesma série! Neste cenário deverá criar uma série documental própria para esse tipo de documento repetido.

Por exemplo, caso utilize mais do que um tipo de Fatura (FT), como FA2, FA3, etc. ou Nota de Crédito (NC), como NC2, NC3, etc., deverá criar uma série própria para cada tipo de documento repetido.

Na tabela Séries selecione o tipo de documento repetido, clique com o botão direito do rato e escolha a opção Criar série própria para documento.

E confirme.

A Série será criada de forma automática, clique com o botão direito do rato, selecione a opção Editar e posteriormente comunique-a.

Como atribuir Série por tipo de documento?

Aceda a Outras Tabelas | Tipos de documentos (…), abra o documento e no separador Séries ative/desative a(s) série(s) para o tipo de documento.

Cenários onde devo/posso criar séries específicas

  • Faturas ou Guias de Consignação

    Para começar a emitir documentos relativos a Mercadorias à Consignação, deve criar uma série própria para o efeito.

    No navegador lateral aceda Tabelas | Séries |Novo, preencha os campos e selecione a opção Série usada para entregas de mercadorias à consignação, por fim selecione a opção Série Ativa. Saiba mais.

  • Diferentes C.A.E

    Ao criar diversos C.A.E deve criar uma série de documentos para cada um dos C.A.E, no navegador lateral aceda Tabelas | Séries | Novo, na cabeçalho da janela atribua o C.A.E definido anteriormente e crie a série. Saiba mais

  • Retenção na fonte

    Crie uma série específica para serviços sujeitos a Retenção na Fonte, no navegador lateral aceda Tabelas | Séries | Novo. Saiba mais

  • Acordos de Autofaturação

    Aceda ao navegador lateral Tabelas | Séries | Novo, selecione a opção de Autofaturação e indique o fornecedor com o qual estabeleceu o acordo de auto facturação a ser utilizado nesta série. Saiba mais.

  • Regime IVA de Caixa

    Em virtude de as faturas e recibos terem de ser emitidos numa série específica é necessário que a crie. Aceda a Tabelas | Séries atribua uma designação, clique em Série Ativa e valide a opção Série Regime IVA de Caixa. Saiba mais

  • Tax Free

    Aceda a Tabelas | Séries atribua uma designação, clique em Série Ativa e valide a opção, Série Tax Free. Saiba mais

  • Integração de documentos danificados na base de dados

    Aceda a Tabelas | Séries atribua uma designação, clique em Série Ativa e valide a opção: Integra documentos duplicados, da série: (…).

    Emitir documento na nova série

    Ao emitir um documento na série de documentos danificados deverá ter em conta vários aspetos.

    1. O tipo de documento utilizado na série de origem, tem que corresponder ao mesmo tipo de documento introduzido no programa de faturação. Por exemplo, se na série de origem emiti o documento Fatura, na aplicação também terá que introduzir o tipo de documento FA – Fatura;
    2. Insira a data de registo do documento original;
    3. Indique o número de documento original.

    Fonte: Autoridade Tributária

  • Integração de documentos manuais

    Aceda a Tabelas | Séries atribua uma designação, clique em Série Ativa e valide a opção: Integra documentos processados manualmente, da série: (…).

    Nota: A integração de faturas ou outros documentos fiscalmente relevantes processados manualmente, deve realizar-se no programa informático em série específica, de periodicidade anual ou superior e com numeração sequencial própria. Assim, deve comunicar esta série, indicando que se trata de uma série de recuperação.

    Emitir documento na nova série

    Ao emitir um documento na série manual deverá ter em conta vários aspetos.

    1. O tipo de documento utilizado na série manual, tem que corresponder ao mesmo tipo de documento introduzido no programa de faturação. Por exemplo, se na série manual emiti o documento Fatura, na aplicação também terá que introduzir o tipo de documento FA – Fatura.
    2. Insira a data de registo do documento manual;
    3. Indique o número de documento da série manual.

    FonteAutoridade Tributária

A partir de 1 de janeiro de 2023 não é possível emitir documentos sem o ATCUD

 

Questões frequentes

 

NOTAS:

  • Os utilizadores que personalizaram os modelos de impressão de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, deverão passar a utilizar os modelos de impressão de sistema de forma a garantir que todos os elementos obrigatórios sejam disponibilizados;
  • As comunicações por webservice requerem o BASIC Plan ativo;
  • A ativação do ATCUD está disponível para as licenças que tenham o BASIC Plan ativo a partir de 1 de janeiro de 2023.

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