WISEDAT Distribuição
WISEDAT Distribuição – Rotas e distribuição
Este tópico descreve o processo de gestão da distribuição no WISEDAT, desde a definição das rotas e dos clientes até à conversão automática das encomendas nos documentos de destino.
Esta funcionalidade é especialmente adequada aos setores da panificação, pastelaria, distribuição de gás e a outras atividades que realizem entregas regulares de bens. Conforme a configuração de cada cliente, as encomendas podem ser convertidas em guias de remessa, guias de transporte, faturas ou noutros documentos utilizados na entrega.
O processo de distribuição compreende as seguintes etapas:
| 1. Definição de rotas |
| 2. Encomendas para distribuição |
| 3. Processamento da distribuição |
| 4. Gerar encomendas a partir do WISEDAT POS Retail |
1. Definição de rotas
As rotas permitem organizar as entregas, identificando os clientes abrangidos, a respetiva ordem de entrega, a hora de saída, a viatura e o responsável pela distribuição.
Criar uma rota
- No navegador lateral, aceda a Clientes/Vendas > Distribuição > Rotas;
- Clique em Novo;
- Preencha os dados da rota e adicione os respetivos clientes.
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Rota | Código identificativo da rota. |
| Descrição | Designação da rota. |
| Ativa | Indica se a rota está disponível para utilização. |
| Responsável | Funcionário responsável pela distribuição. Consulte também: Vendedores. |
| Viatura | Viatura utilizada na distribuição. Consulte também: Outras Tabelas. |
| Hora de saída | Hora prevista para a saída da viatura. |
| Clientes | Clientes incluídos na rota. Aceda à lista através da tecla F4 e organize-os pela ordem em que deverão ser efetuadas as entregas. |
Associar uma rota na ficha do cliente
Em alternativa, pode associar o cliente diretamente a uma rota. Para o efeito, abra a Ficha de Cliente e aceda ao separador Distribuição.
Neste separador pode definir:
- A rota de distribuição;
- A ordem de entrega do cliente;
- O documento de destino a gerar durante o processamento;
- Um eventual período de inatividade, durante o qual não serão consideradas entregas para o cliente.
Importante: o documento de destino definido nesta área determina o tipo de documento que será gerado a partir da encomenda durante o processamento da distribuição.
2. Encomendas para distribuição
Gerar uma encomenda a partir do backoffice
Depois de definir as rotas e os respetivos clientes, deve registar as encomendas que serão consideradas no processamento da distribuição.
- Emita uma nova Encomenda de Cliente;
- Selecione o cliente incluído na rota;
- Introduza os artigos e as respetivas quantidades;
- Aceda ao separador Distribuição;
- Confirme a rota e os restantes dados preenchidos por omissão;
- Indique se a encomenda é recorrente e, nesse caso, defina a data inicial e, se aplicável, a data final.
Tenha em consideração o seguinte:
- Para uma encomenda pontual, não selecione a opção Encomenda recorrente;
- Numa encomenda recorrente, a ausência de uma data final significa que a recorrência se mantém por tempo indeterminado;
- Depois de fechada, a encomenda deixa de poder ser alterada. Caso seja necessário modificar artigos ou quantidades, anule a encomenda e emita uma nova.
3. Processamento da distribuição
O processamento da distribuição converte, em lote, as encomendas previstas para determinada data e rota nos documentos de destino configurados para cada cliente.
Antes de iniciar, confirme que a rota está ativa, que os clientes estão corretamente associados e que o documento de destino se encontra definido na respetiva ficha.
Passo 1 – Selecionar a distribuição
No navegador lateral, aceda a Clientes/Vendas > Distribuição > Processar distribuição.
Indique a data e a rota que pretende processar. Por omissão, o assistente apresenta as encomendas ainda não processadas que sejam elegíveis para a data selecionada.
| Campo ou opção | Descrição |
|---|---|
| Data | Data para a qual pretende processar a distribuição. |
| Rota | Rota de distribuição a processar. |
| Entidades | Permite limitar o processamento a determinados clientes. Se não selecionar nenhuma entidade, são considerados todos os clientes elegíveis. |
| Incluir informação do documento de origem | Inclui, no documento gerado, a referência da encomenda que lhe deu origem. |
| Não incluir comentários de origem | Impede que os comentários existentes na encomenda sejam transferidos para o documento de destino. |
| Fechar documentos a processar | Determina se os documentos de destino gerados ficam imediatamente fechados. Quando esta opção não está selecionada, os documentos são gerados em rascunho e podem ser revistos ou editados antes do fecho. |
Passo 2 – Confirmar as encomendas
No segundo passo são apresentadas as encomendas elegíveis para a data e a rota selecionadas.
- Confirme as encomendas apresentadas e desmarque as que não pretende processar;
- Defina, individualmente quando necessário, se os documentos de destino devem ficar fechados;
- Utilize Imprimir quantidades para consultar ou imprimir as quantidades totais de cada artigo que devem ser preparadas;
- Selecione a série do documento de destino;
- Selecione Confirmar conversão e clique em Converter.
Atenção: antes de converter, confirme os clientes, as quantidades e a série de destino, de forma a evitar a emissão indevida ou duplicada de documentos.
Passo 3 – Consultar os documentos gerados
Concluída a conversão, o assistente apresenta os documentos gerados e o respetivo estado. Esta informação permite confirmar quais os documentos processados com sucesso e identificar eventuais ocorrências que necessitem de correção.
Estão disponíveis as seguintes operações:
- Abrir e editar o documento de destino, quando este se encontre em rascunho;
- Imprimir o documento de destino;
- Gerar o documento em formato PDF;
- Imprimir a lista de distribuição;
- Imprimir o relatório de quantidades;
- Comunicar à Autoridade Tributária os documentos aplicáveis:
- Comunicar por webservice;
- Exportar o ficheiro SAF-T de Circulação.
Diferença entre os relatórios disponíveis
| Relatório | Conteúdo e finalidade |
|---|---|
| Lista de distribuição | Apresenta os clientes, os artigos e as quantidades incluídas na rota. É adequada para acompanhar e conferir as entregas. |
| Imprimir quantidades | Apresenta as quantidades totais encomendadas por artigo. É adequada para apoiar a preparação, separação ou produção dos bens a distribuir. |
Se não forem apresentadas encomendas
Quando uma encomenda não surgir no processamento da distribuição, confirme:
- Se a data do processamento está abrangida pelas datas definidas na encomenda;
- Se a encomenda está corretamente configurada para distribuição;
- Se o cliente está associado à rota selecionada e se a rota está ativa;
- Se o cliente não se encontra num período de inatividade;
- Se o documento de destino está definido na ficha do cliente;
- Se a encomenda já foi processada para a data indicada.
Listagem de distribuições processadas
Aceda a Clientes/Vendas > Distribuição > Distribuições processadas para consultar os processamentos anteriormente efetuados.
A partir desta listagem pode abrir cada processamento, consultar os respetivos documentos e executar novamente as operações disponíveis, como a impressão dos relatórios, a geração de PDF ou a comunicação à Autoridade Tributária, quando aplicável.
4. Gerar encomendas a partir do WISEDAT POS Retail
Também pode emitir, no WISEDAT POS Retail, encomendas que serão posteriormente incluídas no processamento da distribuição.
Disponibilizar a encomenda no Ponto de Venda
- No navegador lateral do backoffice, aceda a Clientes/Vendas > Outras tabelas > Tipos de documentos de venda;
- Abra o tipo de documento Encomenda de Cliente;
- Selecione a opção Permitir no Ponto de Venda.
Emitir a encomenda no WISEDAT POS Retail
- No Ponto de Venda, emita uma Encomenda de Cliente;
- Selecione um cliente incluído numa rota de distribuição;
- Introduza os artigos e as quantidades pretendidas;
- Em Outros parâmetros do documento, aceda ao separador Distribuição;
- Selecione a opção Encomenda sujeita a distribuição;
- Confirme e grave a encomenda.
A encomenda ficará disponível para o processamento da distribuição, de acordo com a data, a rota e as restantes condições configuradas.