Novos esclarecimentos acerca das Regras de Faturação

No passado dia 1 de outubro a Autoridade Tributária e Aduaneira publicou o Ofício Circulado nº 30213 e um documento de Perguntas frequentes que visa esclarecer eventuais dúvidas acerca do Decreto-lei de 28/2019 de 15 de fevereiro.

Neste artigo fizemos uma síntese dos pontos que têm suscitados mais questões.

Obrigatoriedade de utilização de Programa de Faturação certificado

Relativamente ao Meios de Processamento e Obrigação de Utilização de Programa de Faturação Certificado, a A.T estabelece a obrigação de utilização exclusiva de programas informáticos que tenham sido objeto de prévia certificação pela AT.

Os sujeitos passivos terão de cumprir uma das seguintes condições:

  • Tenham tido, no ano civil anterior, um volume de negócios superior a €50 000 ou, quando, no exercício em que se inicia a atividade, o perído em referência seja inferior ao ano civil, e o volume de negócios anualizado relativo a esse período seja superior àquele montante (€75 000 durante o ano de 2019. Ver norma transitória – artigo 43º, nº2 do DL nº28/2019);
  • Utilizem programas informáticos de faturação;
  • Sejam obrigados a dispor de contabilidade organizada ou por ela tenham optado.

As condições não são cumulativas, bastando que se verifique uma delas para que fique abrangido pela obrigação de utilização de programa certificado pela AT.

Realça-se que, a partir de 1 de janeiro de 2020, a não utilização de programa informático de faturação previamente certificado pela AT fica sujeita às correspondentes penalidades.

Inoperacionalidade do Programa de Faturação

Em caso de inoperacionalidade de programa de faturação, os sujeitos passivos abrangidos pela obrigação exclusiva de programas informáticos certificados, devem emitir faturas ou documentos fiscalmente relevantes pré-impressos em tipografias autorizadas, os quais devem posteriormente ser recuperados para o programa.

Considera-se existir inoperacionalidade do programa quando o acesso a este se mostre inviável, podendo resultar, nomeadamente, de avaria do equipamento informático, da falta de energia elétrica ou falha no acesso à aplicação por falta de cobertura de rede pelo operador de telecomunicações.

Requisitos de processamento

Independentemente do meio de processamento, as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes devem ser identificados através das respetivas designações, sendo emitidos em uma ou mais séries, convenientemente referenciadas, datados e numerados de forma progressiva e contínua dentro de cada série. O nº4 do artigo 7º estabelece um período mínimo de um ano fiscal para a duração das séries emitidas.

Destes documentos deve constar, a parir de 1 de janeiro de 2020, um código de barras bidimensional (código QR) e um código único de documento, em termos a regulamentar por portaria.

Dispensa de impressão das faturas ou da sua transmissão por via eletrónica

Possibilidade de emissão de fatura sem a correspondente impressão do documento ou a respetiva transmissão por via eletrónica para o adquirente ou destinatário que não seja sujeito passivo.

A referida dispensa depende da verificação cumulativa de determinadas condições, bem como da aceitação pelo respetivo destinatário, a qual não requer qualquer formalidade.

Podem exercer a opção pela dispensa de impressão de faturas em papel ou da sua transmissão por via eletrónica os sujeitos passivos que previamente a comuniquem à AT, através do Portal da Finanças e:

  • Efetuem a comunicação, em tempo real, dos elementos das faturas abrangidas pela dispensa de impressão em papel; ou,
  • Não efetuando a comunicação em tempo real, cumpram simultaneamente os seguintes requisitos:
    • Comuniquem os elementos das faturas à AT por transmissão eletrónica de dados, mediante remessa de ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T(PT), criado pela Portaria nº321-A/2007, de 26 de março;
    • Comuniquem, em tempo real, o conteúdo das faturas aos respetivos adquirentes ou destinatários através de meio eletrónico (comunicação obrigatoriamente efetuada no momento em que o sujeito passivo procede à emissão da fatura).

Conservação de livros, registos e documentos de suporte

Prazo geral de arquivo 10 anos relativo à liquidação dos impostos correspondentes, caso não exista outro prazo em disposição especial.

Quanto à contabilidade ou à faturação que seja estabelecida por meios informáticos, a obrigação de conservação é extensiva à documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos e à cópias de segurança dos dados de suporte aos programas de faturação e contabilidade. Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e repetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se outro prazo não resultar de disposição especial.

Localização do artigo

  1. As faturas emitidas e recebidas e demais documentos de suporte que se apresentem em formato papel, os sujeitos passivos são obrigados a manter o respetivo arquivo em territórios nacional.
  2. Os sujeitos passivos que possuam mais de um estabelecimento centralizam o arquivo relativo às operações realizadas em todos.
  3. Os documentos em formato eletrónico, incluindo cópias de segurança da informação processada, podem ser arquivados em qualquer Estado membro da União Europeia.

Obrigação declarativa

O estabelecimento ou instalação em que seja efetuada a centralização do arquivo em papel ou a localização do arquivo em suporte eletrónico devem se indicados, consoante os casos, na declaração de início de atividade ou de alterações. (Declaração de início de atividade e Declaração de cessão de atividade)

O Despacho nº85/2019 XXI, de um de março de 2019 determina que o prazo de 30 dias, deve ser contado a parir da publicação da portaria que altere os modelos das declarações de início e de alterações.

Arquivo eletrónico dos documentos

Desmaterialização de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes

  1. Possibilidade de desmaterialização e arquivo em formato eletrónico, das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, emitidos ou recebidos, que se apresentem em formato papel. É também transversal a documentos que tenham sido emitidos e recebidos em data anterior à sua entrada em vigor.
  2. A destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel apenas pode ser efetuada quando estejam assegurados os requisitos e controlos previstos nos números 2 e 3 do artigo 23º do DL nº28/2019. Quando se tratam de faturas que titulem a aquisição de bens ou serviços, a destruição dos originais só pode ocorrer após exercido os direito à dedução, quando aplicável.
  3. As reproduções integrais em papel obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico têm, para efeitos fiscais, o valor probatório dos documentos originais.

O Plano de arquivo

Os sujeitos passivos devem implementar um plano de arquivo, que deve conter um ficheiro com a lista dos documentos fiscalmente relevantes nele registado (índice). Para a elaboração da referida lista, pode ser gerado um ficheiro com o mesmo formato e estrutura de dados e seguir as regras definidas para o preenchimento do ficheiro SAF-T(PT).

Pretendo utilizar o SAF-T (PT) como índice do arquivo eletrónico dos meus documentos. Posso denominar as respetivas imagens com os critérios que tenho vindo a utilizar?

O plano de arquivo é constituído por duas realidades distintas: O ficheiro relativo ao índice (a listagem identificativa dos documentos) e as imagens dos documentos. Utilizando o SAF-T (PT) como índice, as imagens terão que ser guardadas de forma sequencial e ininterrupta, intitulando-as de acordo a al. b) do n.º 3 do art.º 26.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, ou seja:

  • Documentos rececionados e documentos emitidos por meios não informáticos – O índice é constituído pelo SAF-T (PT) relativo à contabilidade e as imagens dos documentos devem ser denominadas de acordo com a «Chave única do movimento contabilístico» da estrutura do SAF-T PT (campo TransactionID) do registo contabilístico a que derem suporte;
  • Documentos emitidos por meios informáticos – O índice é constituído pelo SAF-T PT relativo à faturação e as imagens dos documentos devem ser denominadas acordo com «Tipo de documento» ou «Tipo de recibo» e «Identificação única do documento» ou «Identificação única do recibo» do grupo de dados «Documentos comerciais» da estrutura do SAF-T PT, i.e., binómios compostos pelos campos InvoiceType e InvoiceNo; MovementType e DocumentNumber; WorkType e DocumentNumber; PaymentType, e PaymentRefNo.

Para efeitos de realização do arquivo eletrónico dos documentos é possível digitalizá-los após eventuais averbamentos realizados pelos serviços de contabilidade?

Ocorrendo o processo de digitalização dos documentos após a sua contabilização, as imagens podem conter eventuais averbamentos realizados posteriormente à sua emissão desde que os mesmos não ponham em causa a legibilidade dos elementos originais que devam exibir.

Fontes: FAQ’S; Ofício Circulado nº30213 de 1 de outubro de 2019 e Decreto-lei nº28/2019 de 15 de fevereiro.

Declaração de isenção de responsabilidade
A informação contida neste artigo tem uma finalidade meramente informativa. Não é nem deve ser entendida como aconselhamento jurídico. Não queremos deixar de reforçar que nada substitui as diligências de averiguação aprofundada e de procura de aconselhamento jurídico/contabilístico pelos próprios clientes, caso não estejam seguros das implicações que a Lei nº28/2019 terá nas suas empresas.

top