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Novas regras na emissão de faturas – ATCUD e QR Code

Setembro 6, 2020 por Andreia Petornilho

O Decreto-Lei nº 28/2019, de 15 de fevereiro que efetua a consolidação e modernização de normas relativas à faturação, visto que regulamenta as obrigações relativas ao processo de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes.

Qual o objetivo desta nova medida?

No seguimento do Decreto-Lei nº28/2019, a Portaria nº195/2020 introduz aspetos inovadores, com o código único de documentos (ATCUD) e o código de barras bidimensional (código QR), que visam a simplificação na comunicação de faturas por parte de pessoas singulares, de forma a determinar as respetivas despesas dedutíveis em sede de IRS. Pretendendo também o controlo das operações realizadas pelos sujeitos passivos, com vista a combater a economia informal, a fraude e a evasão fiscal.

Quais os novos elementos das faturas?

Nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, deve constar um código de barras bidimensional (código QR) e um código único de documento (ATCUD), nos termos definidos por portaria do membro do Governo responsável pela área das finanças.

Composição do ATCUD

O ATCUD o código único do documentos, é composto pelos seguintes elementos:

• Comprimento mínimo de 8 caracteres;
• Composto pela concatenação dos seguintes elementos separados por (-):
  • Código de validação da série;
  • Número sequencial do documento dentro da série.

Menção do ATCUD

Os produtores e utilizadores de programas informáticos de faturação, devem garantir a perfeita legibilidade do ATCUD. E em documentos com mais de uma página, o ATCUD deve constar em todas as páginas imediatamente acima do código QR. 

O Wisedat já disponibiliza a emissão de documentos com ATCUD.

Inclusão do Código QR

De acordo com o indicado anteriormente o código QR deve constar obrigatoriamente nas faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, deve garantir a perfeita legibilidade, deve garantir a correta geração dentro do corpo do documento, independentemente do suporte em que seja apresentado ao cliente e em documentos com mais de uma página, o código QR pode constar na primeira ou na última página. 

Entrada em vigor

A menção do ATCUD em todas as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes é obrigatória a partir de 1 de janeiro de 2023. No entanto, a AT deve permitir aos sujeitos passivos a comunicação de séries documentais para a obtenção de código de validação, de modo a possibilitar a adaptação dos sujeitos passivos e dos respetivos meios de processamento de faturas e outos documentos fiscalmente relevantes.

O código de barras bidimensional (código QR) é obrigatório a partir desde 1 de janeiro de 2022.

A Autoridade Tributária irá reforçar todos os mecanismos de apoio aos sujeitos passivos, com vista à implementação do código QR, promovendo a publicação imediata de orientações genéricas e esclarecimentos de dúvidas (FAQs).

Comunicação de séries documentais

• Como é que se processa a comunicação de séries documentais?
  Cada emitente deverá comunicar, por cada tipo de documento e meio de processamento, as séries que pretende utilizar, de modo a obter um código de validação com o qual irá ser composto o respetivo ATCUD.
  Por exemplo, se comunicar uma série para utilizar num programa de faturação na emissão de Faturas Simplificadas irá receber um código de validação. Caso pretenda utilizar uma série para a emissão de Notas de Crédito, terá que efetuar a comunicação desta série para este tipo de documento, ao qual será atribuído um código de validação da série distinto.
  
• Como posso comunicar as séries documentais e obter o respetivo código de validação a incluir no ATCUD?
  A AT irá disponibilizar dois mecanismos distintos para a comunicação das séries e obtenção do respetivo código de validação, de forma manual via Portal das Finanças ou de forma aplicacional com a utilização de webservice.
  
• Quando devo comunicar uma série para obter o código de validação? Quanto tempo demora a obter o código por parte da AT?
  A série deve ser comunicada para obtenção do respetivo código de validação antes do início de utilização da série. A AT disponibilizará o código de validação da série logo após a comunicação da respetiva série. Independentemente do meio de processamento utilizado, o código de validação tem de ser associado à respetiva série antes da emissão de documentos.
  
• Quais são os caracteres aceites na construção de uma série documental?
  O identificador da série do documento não pode conter mais de 35 carateres, onde não podem constar carateres que violem o esquema de validação associado ao SAF-T (PT) ou possam ser interpretados como operadores de XML. Os carateres que compõem o identificador da série devem ser identicamente representáveis tanto na codificação UTF-8 como em Windows-1252, para garantir a interoperabilidade de sistemas e evitar problemas de conversão. Neste sentido, são aceites os carateres:

  [A-Z] – Letras maiúsculas (não inclui carateres acentuados nem o “Ç”);

  [a-z] – Letras minúsculas (não inclui carateres acentuados nem o “ç”);

  [0-9] – Números de 0 a 9;

  [._-] – Ponto, sublinhado e traço (referidos a seguir como separadores).

  Acrescenta-se ainda, que não é possível utilizar:

  – um separador no início e/ou no fim;

  – dois ou mais separadores consecutivos.
  

• O código de validação a atribuir à série pode ser apenas um por cada identificador de série para para os diferentes tipos de documentos?
  Não. O código de validação a atribuir à serie é específico para cada conjunto composto pelo identificador de série e pelo tipo de documento.

  Por exemplo, se for utilizado identificador de série “ABCD” nas Faturas e Notas de Crédito, terão que ser solicitados dois códigos de validação distintos, de modo a gerar sempre códigos únicos de documento (ATCUD) distintos.
  

• É possível obter vários códigos de validação de série para o mesmo tipo de documento?
  Desde que o identificador da série documental seja distinto, é possível obter, por motivos comerciais, vários códigos de validação de série para o mesmo tipo de documento.
  
• Obtive os códigos de validação das séries através do Portal das Finanças, o que tenho de fazer agora?
  O código de validação da série, para o tipo de documento a que diz respeito, deve ser associado à respetiva série, num campo próprio de configuração da série no programa .
  
• Em dezembro de 2022 irei comunicar uma série que pretende manter em utilização. Como devo preencher a data previste de início da utilização da série?
  Na comunicação de séries em utilização, a data prevista de início da utilização da série deve ser a data da comunicação. Deve comunicar o identificador da série do documento e o tipo de documento relativamente à série que pretende manter em utilização, indicando o último número já utilizado no momento da comunicação, em vez do início da numeração sequencial a utilizar na série.
  
• Por motivos comerciais, posso usar séries plurianuais. Tenho de comunicar todos os anos?
  A comunicação de um identificador da série por tipo de documento só pode ser efetuada uma vez. Assim, uma série e respetivo código de validação pode ser utilizada durante mais do que um ano, desde que seja mantida a respetiva numeração sequencial ao longo da sua utilização.
  
• Caso uma determinada série, que tenha sido comunicada e obtido o respetivo código de validação. seja descontinuada quer seja por erro por opção do utilizador, sendo essa série substituída por outra, é necessário solicitar um novo código de validação para a nova série ou poderá ser utilizado o código da série descontinuada?
  Um código de validação de série não poderá ser reutilizado, não é possível criar uma nova série com um identificador anteriormente já utilizado no mesmo tipo de documento, nem reiniciar a sua numeração.
  Assim, sempre que for criada uma série documental terá que ser comunicada e obtido um novo código de validação de série que não poderá ser reutilizado para outra série ou tipo de documento.
  
• Os códigos de validação da série têm prazo de validade? Podem ocorrer situações em que a data prevista para a utilização da referida série venha a ser adiada?
  Os códigos de validação da série não têm prazo de validade, embora esteja prevista a possibilidade de os sujeitos passivos comunicarem o fim da utilização da série, de forma a facilitar a gestão das séries em utilização. A data prevista de utilização da série é de caracter informativo, tratando-se apenas de uma previsão.
  
• Sou obrigado a comunicar a finalização da série?
  A comunicação de finalização de uma série não constitui uma obrigação. Trata-se de uma funcionalidade disponibilizada no sentido de apoiar os sujeitos passivos, na visualização e gestão das séries em uso e das finalizadas. Permite ainda adequar a apresentação da informação no Portal das Finanças, nomeadamente para maior usabilidade. Constitui igualmente um controlo adicional de segurança no caso de utilização indevida, inclusive por terceiros, de um código de validação de série que já não está em uso.
  
• Para a finalização da uma série é solicitado o último da sequência do documento usado? Qual o número pretendido?
  Na comunicação da finalização da série é solicitado o número do último documento efetivamente emitido, e não uma previsão de qual será esse número no momento da finalização. Neste sentido, não devem ser emitidos documentos de uma série após comunicar a sua finalização.
  
• Emiti um documento com código de validação da série que não correspondia ao tipo de documento para o qual foi solicitado, o que tenho de fazer agora?
  O código de validação da série não pode ser editado ou removido da configuração de uma série, após ser emitido um documento com esse código. Em caso de utilização incorreta do código de validação da série, deve encerrar a série e pode comunicar a finalização da série através do Portal das Finanças ou do webservice disponibilizado.
  

Para mais informações entre em contacto connosco!

Fonte: Portaria nº195/2020 e Despacho nº 412/2020 XXII