Wisedat Proteção de Dados

O módulo Wisedat Proteção de Dados permite num só local agilizar alguns procedimentos de forma a cumprir com o RGPD. Assim tarefas mais morosas tornam-se mais céleres.

O Wisedat Proteção de Dados possuí diversas ferramentas que garantem ao utilizador uma eficácia no tratamento de dados. É possível criar diversos perfis, diferentes utilizadores, no qual destacamos o utilizador DPO, password de acesso ao programa com grau de segurança, relatórios pré-definidos personalizáveis, logs, gestão de consentimentos, entre outras funcionalidades.

Consola de Administração

Definir utilizador DPO

No menu lateral aceda a Utilizadores | Novo, e irá surgir a seguinte janela:

Utilizador Indicar uma designação, que irá surgir aquando do login.
Nome Nome do utilizador.
E-mail Indicar o e-mail do utilizador.
Login Windows Caso queira entrar no programa Wisedat, com os dados de autenticação do Windows.
Perfil omissão Indicar qual utilizador deverá surgir por omissão aquando da abertura do programa.
(Disponível na edição Professional e superior)
Administrador Selecione caso pretenda que o utilizador em questão tenha acesso ilimitado ao Wisedat Comercial.
Utilizador ativo Retirar a seleção se o utilizador não estiver ativo.
Permitir acessos aos Pontos de Venda (POS) Coloque um visto para permitir o acesso do utilizador aos Pontos de Venda.
Data Proteccion Officer (DPO) – RGPD Ao selecionar esta opção, o utilizador tem acesso ao módulo Wisedat Proteção de dados e pode efetuar toda a gestão relacionada com o tratamento de dados.
Empresas Se tiver mais do que uma empresa é possível definir um DPO para cada empresa, pois o software permite criar vários utilizadores DPO.
Postos Pode indicar um utilizador DPO por posto. Também deve associar um perfil ao utilizador, com as permissões que achar adequadas. 

Configurar palavra-chave

No menu lateral aceda a Painel de Informações e na barra de tarefas em cima clique em Preferências e indique o grau de segurança: fraco; médio; forte ou muito forte:

Ao fazer o login no programa, deve alterar ao palavra-chave de acordo com as instruções dadas. Sugerimos 13 caracteres alfanuméricos, com maiúsculas, minúsculas e pelo menos um caracter especial.

Apenas o perfil de administrador permite alterar, apagar ou indicar o grau de segurança às palavras-chave.

Registo de login e logout

Em Centro de segurança, clique em Logins e irá ter acesso a uma janela onde poderá consultar as seguintes informações: que utilizador entrou no programa, a data e hora de login e logout, em que aplicação e em que posto entrou.

Log empresa

Lista de atividades da empresa

Aceda ao menu Empresas e na barra de tarefas clique em LOG. Através desta lista tem acesso às várias operações efetuadas no âmbito do tratamento de dados pessoais, tais como:

Data Dia e hora em que a operação foi realizada.
Aplicação Indicação da aplicação em que a ação foi realizada: Wisedat Comercial; Wisedat POS Retail ou Restaurant.
Utilizador Identificação do utilizador que realizou a ação.
Mensagem Que tipo de ação foi realizada, por exemplo: atualização, consulta, esquecimento, acesso a dados (…)
Referência Referência interna.
Contexo Em contexto cliente, fornecedores, outras entidades ou fornecedores.
Tipo Qual o tipo de operação foi realizada: anonimização; consulta; atualização; esquecimento; acesso a dados; inserção, informação (…)

 

Wisedat Comercial

No Wisedat Comercial, no navegador lateral esquerdo, encontra a ferramenta: Proteção de Dados Pessoais, onde são disponibilizados diversos relatórios e ferramentas de forma a agilizar os procedimentos para cumprimento o cumprimento do RGPD:

    • Retificação dos dados pessoais;
    • Acesso aos dados pessoais;
    • Direito à portabilidade;
    • Anonimização dos dados pessoais;
    • Direito ao esquecimento;
    • Envio de e-mails;
    • Chamada telefónica;
    • Visita presencial;
    • Rastreabilidade dos dados.

Acesso a dados

Em Proteção de dados pessoais clique em Acesso dados e irá surgir a seguinte janela com Novo Pedido:

Tipo de pedido Acesso aos dados pessoais
Data do pedido Data em que o pedido é efetuado
Identificador pessoal Preencha com um dos campos presentes na ficha de entidade, tais como: NIF; e-mail; telefone. O campo de pesquisa tem que corresponder exatamente (os mesmo caracteres) à informação que consta na ficha da entidade.
Âmbito Indique o aviso legal mais adequado, são disponibilizados alguns avisos, no entanto o utilizador pode alterar os já existentes ou criar novos avisos, de acordo com as suas necessidades. (Mais informação: Avisos Legais)
Observações O campo observações irá constar no painel da Proteção de dados pessoais. Por isso, qualquer anotação que ache pertinente faça neste local.
Enviar por e-mail Selecione esta opção e clique em processar se pretender enviar o ficheiro via e-mail.
Incluir ficheiro de portabilidade Coloque um visto nesta opção, caso pretenda incluir o ficheiro de portabilidade. Este é um ficheiro estruturado e atual, que o pode ser alterado, para atualização de dados (por exemplo) ou ser enviado para outra entidade.
Processar Ao clicar apenas em processar, acede ao ficheiro de acesso aos dados em formato PDF.

Portabilidade

Quando o titular dos dados solicita o direito à portabilidade, clique em Portabilidade e surgirá a seguinte janela:

Tipo de pedido Portabilidade
Data do pedido Data em que o pedido é efetuado
Identificador pessoal Preencha com um dos campos presentes na ficha de entidade, tais como: NIF; e-mail; telefone. O campo de pesquisa tem que corresponder exatamente (os mesmo caracteres) à informação que consta na ficha da entidade.
Âmbito Indique o aviso legal mais adequado, são disponibilizados alguns avisos, no entanto o utilizador pode alterar os já existentes ou criar novos avisos, de acordo com as suas necessidades. (Mais informação: Avisos Legais)
Observações O campo observações irá constar no painel da Proteção de dados pessoais. Por isso, qualquer anotação que ache pertinente faça neste local.
Enviar por e-mail Selecione esta opção e clique em processar se pretender enviar o ficheiro via e-mail.
Processar Ao clicar apenas em processar, indique uma pasta em que o ficheiro de portabilidade poderá ficar guardado.

Anonimização

Quando o titular dos dados solicita que a sua empresa anonimize os dados, a entidade pode permanecer na sua base de dados, no entanto os dados não podem ser identificáveis.

No entanto, há que ter em conta as seguintes situações:

  1. Quando são emitidos documentos a uma determinada entidade, os dados ficais não podem ser anonimizados, por isso, quando aplica esta ação a entidades em que já houve uma transação comercial, são apenas os dados fiscais que são anonimizados e a entidade fica inativa
  2. Se não foram emitidos documentos a uma entidade, todos os dados que consta na sua ficha são anonimizados e a entidade passa ao estado inativa.

Ao clicar em Anonimização, irá surgir a janela seguinte:

Tipo de pedido Anonimização dos dados pessoais
Data do pedido Data em que o pedido é efetuado
Identificador pessoal Preencha com um dos campos presentes na ficha de entidade, tais como: NIF; e-mail; telefone. O campo de pesquisa tem que corresponder exatamente (os mesmo caracteres) à informação que consta na ficha da entidade.
Âmbito Indique o aviso legal mais adequado, são disponibilizados alguns avisos, no entanto o utilizador pode alterar os já existentes ou criar novos avisos, de acordo com as suas necessidades. (Mais informação: Avisos Legais)
Observações O campo observações irá constar no painel da Proteção de dados pessoais. Por isso, qualquer anotação que ache pertinente faça neste local.
Processar Ao clicar em processar os dados que constam na ficha de entidade são anonimizados.

Esquecimento

Quando o titular dos dados solicita o esquecimento dos seus dadas, significa que os dados não devem constar na sua base de dados, no entanto tal como acontecia anteriormente o comportamento irá ser diferente para entidades com documentos emitidos e para entidades transações comerciais:

  1. Para entidades com documentos emitidos, quando processa o esquecimento a entidade em questão não pode ser apagada da base de dados, por isso os dados não fiscais são anonimizados e a entidade fica inativa.
  2. As entidades em que ainda não houve transações comerciais, são apagadas da base de dados.

Clique em Esquecimento e surgirá a seguinte janela:

Tipo de pedido Direito ao esquecimento
Data do pedido Data em que o pedido é efetuado
Identificador pessoal Preencha com um dos campos presentes na ficha de entidade, tais como: NIF; e-mail; telefone. O campo de pesquisa tem que corresponder exatamente (os mesmo caracteres) à informação que consta na ficha da entidade.
Âmbito Indique o aviso legal mais adequado, são disponibilizados alguns avisos, no entanto o utilizador pode alterar os já existentes ou criar novos avisos, de acordo com as suas necessidades. (Mais informação: Avisos Legais)
Observações O campo observações irá constar no painel da Proteção de dados pessoais. Por isso, qualquer anotação que ache pertinente faça neste local.
Processar Ao clicar em processar os dados que constam na ficha de entidade são apagados da base de dados ou anonimizados, consoante a relação comercial estabelecida.

Outras operações

Para executar outros pedidos ou operações na barra de tarefas clique em novo e surgirá a seguinte janela:

Aqui pode selecionar o pedido ou operação pretendida e processar.

Retificação dos dados

Após alterar/atualizar os dados pode efetuar o registo, indicando em observações que dados foram alterados e com que finalidade. Ou enviar um e-mail, com o ficheiro de portabilidade para que o titular dos dados proceda à alteração.

Quando efetua uma alteração na ficha de entidade, o registo é feito no LOG com a mensagem “Cliente (Código) atualizado”, no entanto tem esta funcionalidade que permite fazer observações adicionais.

Envio de e-mail

Pode indicar se determinada entidade tem autorização para envio de e-mail e para que finalidades. Ou quando envia um e-mail, fora da aplicação, no âmbito de uma promoção, campanha ou marketing, também pode fazer o registo do envio, colocando em observação a finalidade do envio do e-mail.

Chamada telefónica

Pode efetuar o registo, após fazer uma chamada a uma entidade, no âmbito de uma promoção, campanha ou marketing.

Visita presencial

Quando faz uma visita a um cliente, pode também fazer o registo.

Rastreabilidade de dados

Para ter acesso a todos os pedidos ou operações efetuadas, aceda ao painel principal da Proteção de dados pessoais:

Visualizar log

Na barra de tarefas clique em Visualizar log, para aceder a todos os registos e operações, realizadas no âmbito do tratamento de dados.

Avisos Legais

A Wisedat disponibiliza diversos relatórios no âmbito da proteção de dados, no entanto este relatórios podem ser alterados ou pode criar novos relatórios para diferentes finalidades, ou por cliente.

No navegador lateral aceda a Tabelas | Outras Tabelas | Avisos Legais:

Clique em novo para criar um novo aviso legal ou faça duplo clique num dos avisos legais existentes para proceder à alteração. Os avisos para surgirem nas tabelas de Proteção de dados terão que estar ativos e sem o visto de aceitação, para as fichas de entidade deverão estar com os vistos.

Pode criar um Aviso Legal para envio de campanhas via e-mail ou sms, um aviso para pedido de consentimento para promoções especiais, para aderir ao cartão de fidelização (…).

Ficha de entidade

Na ficha de entidade, na área destinada à proteção de dados é possível imprimir o pedido de consentimento e posterimente anexá-lo na ficha de entidade:

(Mais informação em: Avisos Legais)

É possível a gestão de consentimentos em: clientes; fornecedores; vendedores e outros terceiros.

 

Wisedat POS Retail e POS Restaurant

Também a partir do Pos Retail e POS Restaurant é possível gerir os consentimentos.

Wisedat POS Retail

Aceda à ficha de cliente clique no ícone + e surgirá o Aviso Legal que pode ser impresso e anexado posteriormente na ficha:

(Mais informação em: Avisos Legais)

Também através da listagem de clientes existe um ícone (lado inferior esquerdo), em que é possível imprimir o consentimento, sem ter que aceder à ficha de cliente:

Wisedat POS Restaurant

Aceda a listas de clientes, selecione o cliente e clique no ícone RGPD, para imprimir e anexar o pedido de consentimento para tratamento de dados:

As funcionalidades apresentadas encontram-se disponíveis no módulo WISEDAT Proteção de dados e para o utilizador DPO.

 Consola De Administração, WISEDAT Comercial, WISEDAT POS Restauração, WISEDAT POS Retalho    
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