A gestão correta dos documentos comerciais é essencial para garantir o cumprimento das obrigações legais e para manter a organização de todas as operações da empresa. Neste guia, explicamos de forma simples os principais tipos de documentos, o circuito de venda e os procedimentos necessários para emitir, converter, liquidar ou anular documentos no Wisedat. Assim, consegue trabalhar com mais eficiência e assegurar a conformidade fiscal em todas as etapas.

Tipos de documentos

As empresas emitem vários tipos de documentos, conforme a sua atividade e o objetivo de cada operação. A seguir, apresentamos os documentos mais utilizados.

Fatura – Comprova a aquisição de um bem ou serviço.

Fatura-Recibo – Regista a aquisição e a liquidação do bem ou serviço.

Fatura Simplificada – Regista a aquisição e a liquidação, no entanto só pode ser emitida para operações em território nacional e dentro dos limites legais.

Nota de Débito e Crédito – Corrigem valores anteriormente faturados.

Recibos – Confirmam a liquidação de faturas.

Guia de Transporte – Acompanha a circulação de mercadorias.

Orçamento ou Fatura Proforma – Funcionam como propostas comerciais ou estimativas de valores.

Nota de Encomenda – Regista o pedido confirmado pelo cliente.

Venda

A emissão de uma fatura pode fazer parte de um circuito mais completo. Por isso, muitas empresas criam primeiro um pedido de cotação, aprovam um orçamento, registam uma nota de encomenda, entregam a mercadoria e, finalmente, emitem a fatura correspondente.

Como efetuar uma entrada de stock?

Para registar a entrada de mercadoria no stock, pode utilizar um documento de entrada de stock ou um documento de fornecedor. Assim, garante que as quantidades ficam atualizadas imediatamente.

No Wisedat Comercial, aceda à barra de tarefas e selecione Fornecedores/Compras para emitir uma nova compra.

Se preferir registar uma entrada através de um documento de stock, abra o menu Inventário e clique em Novo movimento.

Como emitir um Orçamento ou Fatura Proforma?

Para emitir um orçamento, abra o Wisedat Comercial, entre no menu Clientes/Vendas e selecione Novo Orçamento. Este processo permite que apresente valores ao cliente antes da venda final.

Como emitir uma Nota de Encomenda?

O procedimento segue a mesma lógica do orçamento. Basta selecionar a opção Nova Encomenda no menu Clientes/Vendas.

Como emitir um documento de transporte?

Para criar uma guia de transporte, selecione Nova guia no menu de vendas. Além disso, pode comunicar estas guias por webservice, através de SAF-T(PT), ou por telefone.

Elementos obrigatórios das faturas

Segundo o artigo 36.º do CIVA, cada fatura deve incluir vários elementos essenciais. Assim, garante a conformidade fiscal.

1. Numeração e data sequencial;
2. Identificação do fornecedor e do cliente (nome, morada e NIF);
3. Descrição dos bens ou serviços prestados;
4. Preço sem IVA e elementos necessários para calcular o imposto, discriminados por taxa.

 

Como emitir uma fatura?

Pode emitir faturas no Wisedat Comercial, Wisedat POS Retail ou Wisedat POS Restaurant, dependendo do seu negócio. Para isso, aceda ao menu Clientes/Vendas e clique em Nova Venda.

Liquidação de documentos

Pode liquidar documentos de várias formas. Por exemplo, pode emitir um recibo total ou parcial relativo a uma ou várias faturas. Assim, mantém o controlo dos pagamentos de forma prática.

Para liquidar, abra a listagem de Documentos de Clientes, escolha o documento pretendido, clique com o botão direito do rato e selecione Liquidar.

Converter documentos

O Wisedat permite converter documentos individualmente ou agrupar vários num único destino. Desta forma, otimiza o processo e evita repetições.

Para converter, aceda à listagem de Documentos de Clientes, escolha o documento e clique na opção Converter no menu de contexto.

Anular documentos

A anulação deve ocorrer antes de entregar o documento ao cliente ou antes da exportação para o SAF-T(PT). Assim, evita irregularidades fiscais.

Para anular, abra a listagem, selecione o documento, clique com o botão direito e escolha Anular.

Estornar documentos

Pode estornar documentos total ou parcialmente. Para o estorno total, selecione o documento e escolha a opção Estornar.

Estorno parcial

Para estornar apenas algumas linhas, abra a Nota de Crédito, clique em Importar linhas | Converter linhas, selecione o documento de origem e indique as quantidades.

Exportar SAF-T (PT)

O ficheiro SAF-T (PT) comunica automaticamente à Autoridade Tributária todos os documentos com relevância fiscal. Assim, garante uma comunicação rigorosa das operações comerciais.

Quais os documentos comunicados?

O ficheiro inclui Faturas, Faturas-Recibo, Faturas Simplificadas, Notas de Crédito e Débito, Recibos (em regime de IVA de caixa) e Documentos de Transporte, bem como Orçamentos, Proformas, Folhas de Obra, Notas de Encomenda e outros documentos necessários à conferência de bens.

Para exportar o SAF-T no Wisedat Comercial, abra o menu Geral e selecione Exportar SAF-T (PT).

Notas finais

• O documento de entrada de stock pode ser convertido em documentos de clientes, garantindo um fluxo documental coerente.
• Se já registou entradas através de uma fatura de fornecedor, não precisa de criar um documento adicional de stock.
• Os documentos de fornecedor não podem ser convertidos em documentos de clientes e stocks.