Fatura eletrónica na Administração Pública

A partir de 1 de janeiro de 2019, Portugal passa a integrar o grupo de países europeus com faturação eletrónica nas relações B2G (Business to Governement).
A Diretiva 2014/55/EU estabelece que a partir de 18 de abril de 2019 a faturação eletrónica, nas relações das empresas com as Administrações Públicas europeias, passa ter de obedecer a um formato único obrigatório.

De acordo com o Decreto de Lei 111-B-2017 a implementação da fatura eletrónica na Administração Pública tem como objetivo a simplificação, desburocratização e flexibilização dos procedimentos de formação dos contratos públicos, com vista ao aumento da eficiência da despesa pública e à promoção de uma melhor e mais fácil acesso aos contratos por parte dos operadores económicos.

Em que é que consiste a fatura eletrónica?

A fatura eletrónica é “uma fatura que emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.
Consiste na elaboração, o envio, a transmissão, a receção e o processamento de uma fatura de forma totalmente automatizada.

O que não é uma fatura eletrónica?

Os seguintes documentos não são considerados faturas eletrónicas ao abrigo da norma europeia (apesar de incluírem a emissão da fatura em formato digital):

  • Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
  • Imagens de faturas, em formato .jpg, .tiff ou outros;
  • Faturas não-estruturadas em HTML, numa página Web ou num email;
  • OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);
  • Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.

Elementos obrigatórios

As faturas eletrónicas terão de conter imperativamente os seguintes elementos, sempre que aplicáveis:

a) Identificadores do processo e da fatura;
b) Período de faturação;
c) Informações sobre o cocontratante;
d) Informações sobre o contraente público;
e) Informações sobre a entidade beneficiária, se distinta da anterior;
f) Informações sobre o representante fiscal do cocontratante;
g) Referência do contrato;
h) Condições de entrega;
i) Instruções de pagamento;
j) Informações sobre ajustamentos e encargos;
l) Informações sobre as rubricas da fatura;
m) Totais da fatura.

É sempre necessário a emissão da fatura eletrónica?

Não são exigidas faturas eletrónicas quando se trate da execução de contratos declarados secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança.

Que modelo de fatura eletrónica devo utilizar?

O modelo de fatura eletrónica é o estabelecido pela norma europeia respetiva aprovada pela Comissão Europeia e publicitada no portal dos contratos públicos.

Quem regulamenta os aspetos relacionados com a fatura eletrónica?

A regulamentação dos aspetos complementares da faturação eletrónica é feita nos termos a definir por portaria dos membros do Governo responsáveis pelas áreas das finanças e das obras públicas.

A quem se aplicam as regras da fatura eletrónica?

As regras aplicam-se aos fornecedores da Administração Pública e à Administração Pública(os diversos setores).
No entanto a norma europeia sobre faturação eletrónica também deverá também ser adequada para uso em transações comerciais entre empresas. Por conseguinte, e a fim de permitir que os operadores económicos privados utilizem a nova norma nas transações comerciais entre si.

A Comissão deverá assegurar que a norma não seja desenvolvida de uma forma que a torne adequada apenas para uso no domínio dos contratos públicos.

Algumas considerações:

  • Todas as empresas que queiram continuar ou começar a trabalhar com o Estado têm de ter o seu sistema de faturação eletrónica totalmente operacional.
  • Não se trata apenas de acabar com o papel, mas também diminuir os custos de faturação, aumentar a eficiência das empresas e o foco no negócio, garantir a máxima confidencialidade de informação, controlar e prevenir extravios, melhoria da satisfação do cliente e diminuir os prazos de pagamento.
  • A solução portuguesa de fatura eletrónica na Adminstração Pública contará com um portal da faturação eletrónica para todas as entidades públicas (Central, Local, Regional e Empresarial).

 

Nota: A Wisedat manter-se-á atenta às publicações no âmbito da fatura eletrónica na Administração Pública.

Declaração de isenção de responsabilidade
A informação contida neste artigo tem uma finalidade meramente informativa. Não é nem deve ser entendida como aconselhamento jurídico. Não queremos deixar de reforçar que nada substitui as diligências de averiguação aprofundada e de procura de aconselhamento jurídico/contabilístico pelos próprios clientes, caso não estejam seguros das implicações que a Fatura Eletrónica terá nas suas empresas.

FontesDiretiva 2014/55/EU e Decreto de Lei 111-B-2017.

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